食品商標設計公司的設計目的在于代表企業或品牌的形象，良好的食品商標設計公司建立起品牌和客戶之間的聯系：

食品商標設計公司思路：

盡管數字化轉型解決了許多文檔問題，但消除風險并不是無紙化遷移的自然結果。事實上，當數字文檔管理不當時，它們會呈現出與以前的文檔相同的風險。此外，圍繞數字文檔的工作流管理不當可能會導致巨大的成本—從本質上說，辦公室內一堆堆搖搖欲墜的紙張所帶來的恐慌景象被一種令人恐慌的認識所取代，即您組織的文檔被困在一個笨拙的系統中的一個令人討厭的工作流中。

有什么風險？

文檔管理花費了信息技術人員大量的時間，這意味著金錢的損失。糟糕的版本控制——允許丟失或更改條款以及品牌不一致——會產生法律和品牌風險。合規和安全風險，包括審計失敗、勒索軟件和數據竊取，比比皆是。每一種風險——從法律風險到聲譽風險，再到財務風險——都會滲透到下一種風險中。聲譽風險是財務風險，財務風險可能是法律風險，等等。那么，盡管紙面文檔越來越少，您如何應對組織中仍然存在的許多與文檔相關的風險呢？這不僅僅是找到合適的軟件來幫助你；你必須改變你的過程和你的組織的集體心態。幸運的是，沒有比消息靈通的信息技術團隊更好的變革推動者了。

降低文檔管理風險

遵循這四個步驟將允許您隨著時間的推移創建組織的文檔層次結構和工作流的更好的表示，以填補空白并努力降低風險。

1.開發版本控制框架

版本控制要求查看權限：接觸文檔的每個內部團隊成員都應該能夠在所有適當的設備上看到當前版本和修訂（在合理的范圍內)。例如，您的法律部門需要能夠在必要時恢復到以前的版本。理想情況下，有關該恢復的信息將顯示給工作流中涉及的下一個團隊成員。

圍繞版本控制創建嚴格的策略，包括命名約定、給定工作流中允許的修訂數量、基于角色的訪問規則和最終簽署要求。要正確地做到這一點，請考慮從參與文檔工作流的每個團隊成員以及法律團隊等關鍵利益相關者那里獲取輸入，即使他們沒有參與特定文檔類型的移動。

2.消除浪費在搜索文檔上的時間

除了嚴格的命名約定之外，通過反映您的組織結構圖和工作流的文檔結構，您的同事將能夠自己找到文檔，而不會浪費他們或您的時間。

同樣，與每個利益相關者一起定義這個結構。然后在可訪問的、廣泛分布的、編寫良好的策略和服務等級協議中概述結構和命名約定。還要記住，您創建的任何文件系統或文檔結構都應該基于UX .尤其是對于移動性越來越強的員工，積極的用戶體驗對采用有著重大影響。

最后，一定要建立一個衡量結果的方法。跟蹤當前花費的時間，然后設定目標，并在您的系統投入使用后進行衡量。

3.升級安全性以避免數據被盜或損壞

持續同步到云的安全性是本地解決方案無法比擬的。因為您需要花時間維護實際的基礎架構，所以當問題出現時，您可能沒有時間進行監控和補救。有了有保證的云備份，您就有了一只援助之手和一種針對勒索軟件的保護形式。但是，如果您還沒有準備好遷移到云，您仍然應該致力于針對您的數據制定廣泛的安全策略。首先，考慮一個詳細的漏洞評估，其中包括關于文檔訪問的信息。

4.制定包括文檔位置信息的審核清單

當您著手進行風險緩解工作時，最后一個最佳實踐是使審計變得容易。創建（或監督創建)一個清單，將合規所需的文檔放在頂部。包括每個文檔的位置信息。詳細說明誰可以訪問什么，并測試這些細節。詳細說明他們如何獲取信息。詳細的命名約定，以及通過與每個文檔相關聯的工作流（如果有)進行的版本控制。

讓所有團隊都可以完全訪問清單，這樣每個人都知道如何通過審核。最后，確保您的審計計劃建議定期運行檢查表，間隔一個月。

如何開始

降低由糟糕的文檔管理引起的風險意味著用好的文檔代替壞的文檔。從頭開始—與收入最大的文檔工作流程中的主要利益相關方進行對話。在此基礎上，使用上面概述的最佳實踐。通過信息技術管理，您將順利地幫助每個部門實現其目標，從合規到達成交易。

關于作者

安東尼帕帕薩拉斯博士在春天CM將技術提升到新的水平。他將自己在大規模云基礎設施、高度可用和可擴展的架構、超大容量攝取和人工智能方面15年的經驗轉化為智能策略和

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